AKIS rahastuse sündmuste korraldamise juhised ja materjalid
Siit leiad sündmuse korraldamise sammud ja vajalikud logod, registreerumislehed erinevatele formaatidele, teavituse põhja ja tagasiside küsimustiku. Sündmuse korraldamisel tuleb lähtuda raamlepingust, hankelepingust (juhul kui on eraldi sõlmitud), tehnilisest kirjeldusest ja teie enda pakkumusest.
- Sündmuse formaadid
-
AKIS raames korraldatakse järgmises formaadis sündmusi:
Kohapealne sündmus. Sündmusel osalejad peavad füüsiliselt kohale tulema kindlasse korraldaja poolt määratud asukohta.
Veebisündmus. Sündmus toimub virtuaalkeskkonnas.
Hübriidsündmus. Sündmus toimub üheaegselt nii kohapeal kui veebiülekandena.rdion content.
- Sündmuse-eelselt
-
Sündmuse ettevalmistamise käigus täidab korraldaja vähemalt järgmised ülesanded:
- valmistab ette sündmuse sisu kooskõlas sihtrühma ootuste ja vajadustega
- kavandab sündmuse tehnilise korralduse sh valib ürituse toimumiseks sobiva aja ja koha lähtudes Tellija eesmärkidest ja juhistest, leiab sobilikud ruumid ja vajaliku tehnika sh vajadusel virtuaalkeskkonnas, korraldab vajadusel ürituste salvestamise, veebiülekande ja videomaterjali montaaži;
- kaasab pädevad esinejad, moderaatorid ja korraldusmeeskonna ning tagab nendevahelise infovahetuse ja lepib vajadusel kokku tasustamise
- KSM, MULD, VESI kohustuslike koolituste puhul lisatakse sündmusele vastav märge:
“Infopäev/koolitus vastab Keskkonnasõbraliku majandamise (KSM), piirkondliku veekaitse (VESI) ja piirkondliku mullakaitse (MULD) toetuste kohustusliku koolituse nõuetele. Kui soovite toetust mitmele ettevõttele, lisage registreerimisel kõikide ettevõtete registrikood ja nimi.” - kooskõlastab kava Tellija esindajaga (eesmärk, vajadusel õpiväljundid, päevakava, toimumise aeg ja koht, lektorid) vähemalt 15 tööpäeva enne sündmust
- täiendkoolituse korraldamisel tagab koolituse vastavuse täiskasvanute koolituse seaduse nõuetele sh tagab osalejatele tunnistuste väljastamise
- kavandab sündmusi hajusalt üle Eesti. Tellimuses täpsustatud juhtudel ka vene- ja ingliskeelsele sihtrühmale
- sisestab sündmuse info asjakohases vormis pikk.ee keskkonda vähemalt 15 tööpäeva enne ürituse toimumist
- kohapealsete sündmuste puhul varustab asukoha suunaviitadega
- kuupäeva planeerimisel võtab arvesse taluniku aastaringi ja maainfo.ee kalendris juba olemaolevaid ürituste kuupäevi
- Osalejate eelregistreerimine
-
Korraldaja korraldab eelregistreerimise vabalt valitud veebivormi kaudu ja kogub osalejate andmed METK etteantud osalejate registreerumisvormile
- Vajadusel saab METK abistada registreerimisplatvormi (nt pikk.ee) kasutamisega
- GDPR: registreerimisel tuleb järgida isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) nõudeid. Registreerumisvormil peab olema osalejale kuvatud andmete kasutamise teavitus:
Tavaline kohapealne või veebiüritus
“Vajame Teie andmeid üritusele registreerimiseks, info edastamiseks, (kontaktse puhul) osalemise tõendamiseks allkirjaga ja isikustamata (anonüümselt) ja üldistatud kujul võidakse andmeid kasutada analüüsiks teenuse arendamise eesmärgil, sellisel juhul ei ole võimalik Teid tuvastada. Teie nimi kuvatakse ühisel registreerumislehel ja peale sündmust saadetakse teile tagasisidevorm. Andmeid töödeldakse kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega.”KSM, MULD või VESI kohapealne üritus
“Vajame teie andmeid üritusele registreerimiseks, info edastamiseks, osalemise tõendamiseks (sh allkirjade kogumiseks) ja isikustamata (anonüümselt) ja üldistatud kujul võidakse andmeid kasutada analüüsiks teenuse arendamise eesmärgil, sellisel juhul ei ole võimalik Teid tuvastada. Vajadusel edastatakse andmed PRIA-le toetuse saamiseks. Teie nimi kuvatakse ühisel registreerumislehel ja peale sündmust saadetakse teile tagasisidevorm. Andmeid töödeldakse kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega.”KSM, MULD või VESI veebiüritus
“Vajame teie andmeid üritusele registreerimiseks, info edastamiseks ja isikustamata (anonüümselt) ja üldistatud kujul võidakse andmeid kasutada analüüsiks teenuse arendamise eesmärgil, sellisel juhul ei ole võimalik Teid tuvastada. Vajadusel edastatakse andmed PRIA-le toetuse saamiseks. Teie nimi kuvatakse ühisel registreerumislehel ja peale sündmust saadetakse teile tagasisidevorm. Andmeid töödeldakse kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega.”- Kui osaleja soovib taotleda toetust mitmele ettevõttele, tuleb registreerimisel esitada kõikide ettevõtete registrikoodid ja nimed.
- Osalejaks loetakse inimene, kes on olnud kohal vähemalt poole sündmuse ajast. Veebiüritustel osalemist kontrollitakse logikestuse põhjal.
- Sündmuse ajal
-
Korraldaja:
- tagab sündmuse sujuva ja professionaalsel tasemel korralduse läbiviimise
- on varakult kohal (vähemalt 30 minutit enne sündmuse algust, oleneb ettevalmistuste mahust) ja tagab ligipääsu sündmuse asukohale sh virtuaalkeskkonnale
- võtab vastu osalejad, kohapealsete sündmuste puhul palub neil allkirjastada registreerimisleht
- veebisündmuste puhul tagab virtuaalkeskkonna sujuva toimimise kogu ürituse vältel, tõrgete korral tagab kohese tehnilise toe
- tagab esitlustehnika tõrgeteta toimimise, vajadusel korraldab saalimikrofoni teeninduse,
- korraldab ava-, vahe- ja esitlusslaidide esitlemise ja tagab teavitamisnõuete kasutamise
- assisteerib esinejaid ja moderaatoreid
- sündmuse lõpus korraldab tagasiside kogumise kas paberkandjal või veebikeskkonnas (nt QR koodi kasutades);
- vajadusel jäädvustab sündmusi fotodel (sel juhul vajalik küsida registreerimise osalejatelt luba fotode tegemiseks)
- Sündmuse-järgselt
-
Korraldaja:
- kogub osalejate tagasiside 14 päeva jooksul peale sündmuse toimumist seades eesmärgiks võimalikult suure vastanute osakaalu ja esitab tagasiside tellijale vastavalt p. 5 toodud tingimustele
- edastab osalejate registreerumislehed Tellijale
- KSM, MULD, VESI koolituste puhul: Täitja sisestab andmed osalejate kohta PRIA e-teenuste keskkonda. Andmete sisestamiseks e-PRIA-sse tuleb infopäeva, täienduskoolituse või konverentsi korraldajal registreeruda e-PRIA kliendiks ning sõlmida PRIA-ga vastavasisuline e-PRIA kasutamise leping koolituse andmete edastamiseks
- edastab sündmusel osalenutele ja tellijale e-posti teel sündmusel kasutatud esitlusmaterjalid, viited jm
- vajadusel üritusel osalenutele kirjade jms info (nt viited ürituste materjalidele) saatmine e-posti teel
- võimalusel anda materjalid (nt juhendid, ettekanded, slaidid, monteeritud videosalvestus jms) Tellijale üle elektrooniliselt või kokkulepitud kujul. Tellija avaldab need autorite loaga AKIS teabesalves, veebilehel www.pikk.ee või muus samaväärses veebikeskkonnas vähemalt raamlepingu kehtivuse lõpuni
- edastab vajadusel kuvatõmmised ja/või fotod tellijale esimesel võimalusel;
- vajadusel korraldab ürituste videosalvestuste monteerimise klippideks ja edastab need tellijale esimesel võimalusel
- esitab hiljemalt 14 päeva jooksul peale sündmuse toimimist üleandmis- vastuvõtmisakti vormistamiseks Tellijale vajalikud materjalid (vt punkti “Dokumentide esitamine ja tasumine”
- peale üleandmise-vastuvõtmise akti mõlemapoolset allkirjastamist esitab Tellijale e-arveAccordion content.
- Logod ja sümboolika
-
Kõigi sündmuste puhul tuleb:
- kasutada Euroopa Liidu logo ja teksti „Kaasrahastanud Euroopa Liit“
- kasutada tellija etteantud AKIS sümboolikat
- esitada sümboolikat:
- sündmuspaigas (nt A4-formaadis plakat)
- esitluste esimesel ja viimasel slaidil
- jaotusmaterjalidel ja osalejate nimekirjadel
Alus: Euroopa Komisjoni rakendusmäärus (EL) 2022/129, 21. detsember 2021; Regionaalministri 30. mai 2024 käskkiri nr 171; täpne juhis PRIA kodulehel (ÜPP SK 2023–2027 objektide tähistamine).
- Lae alla LOGOD:
- Lae alla AKIS slaidipõhjad:
- Autoriõigused ja litsentsid
-
Kõik ürituse käigus loodud või kasutatavad teabematerjalid (nt slaidid, käsiraamatud, videod, fotod, juhendid jm) tuleb anda tellijale üle koos tasuta lihtlitsentsiga. See tähendab, et Tellijal on õigus neid materjale kasutada, levitada, muuta ja anda edasi kolmandatele isikutele, sh teha need avalikult kättesaadavaks, ilma täiendava tasu või geograafilise piiranguta.
Autor annab lihtlitsentsi kogu autoriõiguste kehtivuse ajaks ning vajadusel sõlmitakse selgesõnalised litsentsilepingud. Litsentsitasud ja muud sellega seotud kulud kaetakse korraldaja poolt.
Korraldaja tagab, et ta ei riku teiste autorite õigusi ning kui kasutatakse kolmandate isikute loodud materjale, peab nende kasutamiseks olema vastav luba. Tellijale tuleb edastada ka teave nende õiguste kohta. Lõplikud materjalid (nt trükifailid, fotod, salvestused jms) tuleb anda tellijale üle elektrooniliselt või kokkulepitud kujul. Tellija avaldab need materjalid AKIS teabesalves, veebilehel www.maainfo.ee või muus samaväärses veebikeskkonnas.
- Teabematerjalid
-
Teabemateralid on iseseisvaid, teavituseesmärgiga materjalid nagu käsiraamatud, juhendid või kogumikud või muud teavikud.
Teabematerjalile (tervikteosele) märgitakse autoriõigused:
„Materjal valmis Maaelu Teadmuskeskuse tellimusel. Kõik autoriõigused on kaitstud. Väljaandmist toetas Eesti põllumajanduse teadmussiirde- ja innovatsioonisüsteem (AKIS) ning Euroopa Liit.“
Materjalid (nt juhendid, ettekanded, slaidid jms) tuleb anda tellijale üle elektrooniliselt või kokkulepitud kujul. Tellija avaldab need materjalid AKIS teabesalves, veebilehel www.maainfo.ee või muus samaväärses veebikeskkonnas.
- Dokumentide esitamine ja arveldamine
-
METK tasub korraldaja esitatud üleandmis-vastuvõtmisakti ja korrektse arve alusel, kuid mitte sagedamini kui kord kuus.
Üleandmis-vastuvõtmise aktile tuleb lisada:
- sündmuse kava (eesmärk, päevakava, koht, lektorid)
- osalejate arv ja osalejate nimekirjad (kohapeal osalenute allkirjastatud nimekiri + sama Excel versioon andmetöötluseks ja veebiürituse puhul logi kestusega nimekiri)
- töötlemata kujul tagasisideandmestik (nt Excel või CSV)
- korraldaja hinnang sündmuse mõjule ja peamised õppetunnid (vabas vormis)
Juhul kui sündmuse raames on loodud lisamaterjale, esitatakse koos aktiga ka:
- järelvaatamise link veebisündmusest
- teabematerjalid, lektorite ettekanded, monteeritud videosalvestused ja muud asjakohased materjalid
Tasumine toimub peale akti allkirjastamist. Arve tuleb koostada e-arvena tähtajaga 21 kalendripäeva. Kui osalejate arv on väiksem minikonkursi tingimustes määratud miinimum, võib tellija tasu vähendada või sellest loobuda.
- METK tugi
-
METK aitab selgitada:
- sihtrühma vajadusi ja ootusi
- teeb pikk.ee avalikult kättesaadavaks AKIS sündmuste tagasiside ja osalejat ettepanekud uute teemade kohta
- üldist eesmärki ning vajadusel aitab sõnastada õpiväljundid
METK tagab korraldajale:
- registreerumislehe vormid.xls erinevatele sündmustele
- vajadusel võimaluse korraldada elektroonilist registreerimist pikk.ee keskkonnas
- sündmuse teavituse ja kirjelduse põhi.docx
- tagasiside küsimustiku kohustuslikud küsimused.pdf
- rahastuse logo ja AKIS sümboolika.zip
Küsimuste korral palun võta ühendust METK teadmussiirde spetsialistidega
